KPIs del equipo comercial: cómo saber el día 15 cuánto vas a cobrar el día 30
Es día 30 y abres el banco para ver cómo ha ido el mes. Si la cifra es mala, ya no hay nada que hacer: el mes está cerrado y lo único que puedes decidir es qué le dices al equipo el lunes. Los KPIs del equipo comercial sirven para otra cosa: para saber el día 15 cuánto vas a cobrar el día 30, cuando todavía quedan quince días para moverlo.
La respuesta corta a «qué KPIs debe tener un equipo comercial»: los que te dicen cómo va a ir el mes, no cómo fue: leads contactados, presentados sobre agendados, cierre sobre presentados, cobrado frente a vendido y pendientes con fecha. Lo que los convierte en dirección son tres cosas encadenadas: una proyección del mes que haces el día 10 y el día 15 con los números de hoy, un semáforo con umbrales que marca qué eslabón está mal, y una reunión semanal de 30 minutos que decide una sola corrección. Y una regla que lo sostiene: todo pendiente sin fecha cuenta cero en la proyección.
Soy Arnau. He generado más de 2,8 millones de euros en ventas y llevo los partes diarios de los equipos que dirijo. Este artículo no repite qué se mide en cada rol ni los seis números del dueño: eso ya está publicado y lo enlazo abajo. Aquí va lo que se hace con ellos.
Los ejemplos son ejemplos ilustrativos: cifras inventadas para enseñar el cálculo, no son de ningún cliente. Los umbrales y las referencias son orientativos.
Resumen
- La facturación te dice cómo fue el mes; la proyección te dice cómo va a ir, y a tiempo.
- La proyección se hace con tres sumandos: lo cobrado, lo que puede cerrar la agenda que queda y los plazos que vencen.
- «Caliente» es la palabra que más miente en un parte: lo que no tiene fecha para decidir cuenta cero.
- El semáforo tiene tres colores y un umbral claro: verde, ámbar y rojo.
- La reunión semanal dura 30 minutos y termina con una sola corrección y un nombre antes del viernes.
¿Qué KPIs del equipo comercial te dicen cómo va a ir el mes, y no cómo fue?
Casi todos los dueños miran la facturación, y la facturación es el último dato de la cadena. Llega cuando el mes ya está hecho. Los datos que sirven para dirigir son los que pasan antes: cuántas agendas quedan, cuántas se presentan, cuántas se cierran, cuántas se cobran y cuántos pendientes tienen fecha.
Los números de cada rol (qué mira el caller, qué mira el setter, qué mira el closer) los tienes en qué mide cada rol de tu equipo comercial. Los seis números que mira el dueño y la regla de los 5 puntos están en delegar las ventas sin que caiga la facturación. Si todavía no tienes parte diario por rol, empieza por ahí y vuelve; y si tu sistema no te lo da, mira qué debe tener un CRM si vendes por llamada.
Esto de aquí es el paso siguiente. Con esos números ya en un parte, hacen falta tres cosas: convertirlos en una proyección, ponerles un color y reunirse para corregir. Y es justo lo que hace la diferencia entre un equipo que manda un resumen y un equipo que se dirige.
La proyección del día 15: la fórmula y el ejemplo
Proyección del mes = cash cobrado a día de hoy + (agendas que quedan × % que se presenta × % de cierre × ticket × % que se cobra este mes) + plazos que vencen este mes × % que se suele cobrar
Son tres sumandos. El primero es lo que ya está en el banco. El segundo es lo que puede entrar de la agenda que queda, con una parte cobrada este mes y otra a plazos. El tercero es lo que vencerá de ventas anteriores.
Ejemplo ilustrativo: es día 15. Llevas cobrados 22.000€. Quedan 60 agendas en el calendario: 60 × 70% que se presentan × 25% de cierre × 3.000€ de ticket = 31.500€ vendidos. De eso, este mes se cobra el 60% (el resto va a plazos): 18.900€. Además vencen 8.000€ de plazos de ventas anteriores y se suele cobrar el 90%: 7.200€.
22.000€ + 18.900€ + 7.200€ = unos 48.100€.
Si tu objetivo era 55.000€, el día 15 sabes que faltan 6.900€ y tienes quince días para moverlo. El día 30 solo puedes mirarlo.
La proyección se hace el día 10 y el día 15, y si está en rojo, se repite cada lunes. No hace falta que sea exacta. Hace falta que sea honesta: con los porcentajes que ha tenido tu equipo este mes, no con los que te gustaría que tuviera. Y los plazos que vencen merecen su propia línea porque son cobros que dependen de que nadie los pierda: de eso va impagos en ventas a plazos.
«Tengo cinco calientes»: la palabra que más miente en un parte
En casi todos los equipos que dirijo hay una frase que aparece en el parte: «tengo cinco calientes». Suena a buena noticia y no dice nada. Caliente es una sensación del comercial, no un dato. Puede significar que el prospecto lo ha dicho en voz alta, o que respondió a un mensaje, o que el comercial lo quiere.
Por eso un director no la acepta tal cual. La pregunta, cada día, es siempre la misma:
«Me dices que tienes cinco calientes. ¿Cuántos tienen fecha y hora para decidir? Esos cuentan. Los otros, de momento, no.»
Y la regla es literal: lo que no tiene fecha, en la proyección cuenta cero. Con esa regla la cifra que tú ves no se infla con esperanzas, y el comercial sabe exactamente qué le pides. Un prospecto con fecha y hora para decidir es una venta con calendario. Uno sin fecha es una conversación abierta que puede cerrarse en un mes o nunca.
La lista de pendientes en dos columnas: cuánto vale y cuánto es humo
Aquí entra la lista de los no cierres cualificados, la de «lo pienso». Se parte en dos columnas:
| Con fecha y motivo | Sin nada |
|---|---|
| Sabemos qué decide y cuándo | «Me lo pienso» y poco más |
| Entra en la proyección | Cuenta cero hasta que tenga fecha |
La fórmula es la misma que en el resto del artículo, solo con los de la primera columna:
€ en tu lista de pendientes = pendientes con fecha y motivo × % recuperable × ticket
Ejemplo ilustrativo: este mes hay 40 no cierres cualificados. Si 12 tienen fecha y motivo: 12 × 10% × 3.000€ = 3.600€ de valor en tu lista. Los otros 28 cuentan cero hasta que alguien les ponga fecha. El 10% es la referencia baja del 10-20% de no cierres que se recuperan con seguimiento.
Si los sumas a la proyección con la misma regla de cobro (este mes entra el 60%), son 2.160€ más: unos 50.300€, y la distancia con los 55.000€ se queda en unos 4.700€. Pero fíjate en lo que dice la lista: de 40 pendientes, 28 no tienen ni fecha. Ahí hay una tarea para esta semana más valiosa que cualquier cifra.
Si tu equipo no sabe decirte cuántos de esos 40 tienen fecha, no tiene una lista de pendientes. Tiene una esperanza. Y esto no es un artículo sobre qué decir al que dice «lo tengo que pensar»: es dirección, y lo único que le pides al comercial es una respuesta de sí o no a una pregunta: ¿tiene fecha?
El semáforo: verde, ámbar y rojo con umbrales
El semáforo pone un color a cada número del parte. Sin umbrales, el color es una opinión. Con ellos, es una instrucción.
- Verde: el número está dentro de la referencia.
- Ámbar: está hasta 5 puntos por debajo del límite inferior de la referencia.
- Rojo: está más de 5 puntos por debajo de ese límite, o lleva dos semanas seguidas en ámbar.
Las referencias que usamos son las mismas que en el Mapa de Fugas en Euros: contactados 60-70% o más, presentados 65-75%, cierre 20-35% sobre presentados cualificados, primera llamada en menos de 5 minutos, impagos por encima del 10% de lo vendido a plazos como fuga. Si el porcentaje de presentados de tu equipo baja del 70% al 58%, ese número está en rojo aunque el mes todavía parezca bueno, y la cifra del banco tardará semanas en notarlo.
El semáforo no sustituye a la proyección. La complementa: la proyección te dice si llegas, el semáforo te dice qué eslabón mirar si no llegas. Si lo que está en rojo son los presentados, no shows en llamadas de venta es el artículo que toca. Y si el semáforo entero lleva meses entre ámbar y rojo, probablemente no tengas un problema de mes sino de techo, que es lo que cuenta negocio estancado.
La reunión semanal de 30 minutos, minuto a minuto
La mayoría de las reuniones de equipo son para animar. Esta es para corregir, y dura exactamente 30 minutos:
- Minutos 0 a 5: el semáforo. Sin discutir. Se lee qué ha cambiado de color desde la semana pasada.
- Minutos 5 a 20: escuchar tres llamadas. Se eligen antes de la reunión, una por cada eslabón en rojo o ámbar: la primera llamada si fallan los contactados, la confirmación o el rescate si fallan los presentados, la llamada perdida si falla el cierre. Se escucha el minuto en que se torció, no la llamada entera.
- Minutos 20 a 30: una sola corrección y quién la hace antes del viernes. Una. Si salen cinco, no se hace ninguna.
La frase que abre el segundo bloque es la que evita las opiniones:
«Esta semana los presentados han bajado del 70 al 58. Antes de opinar, vamos a escuchar cómo se agendaron los dos últimos plantones.»
Lo que suele pasar es que, al escuchar, el motivo es otro distinto del que se pensaba. Y la corrección que sale de ahí es pequeña, concreta y tiene un responsable. Es lo contrario de la reunión de «tenemos que esforzarnos más».
Qué hacer el día 15 si no llegas
Si la proyección del día 15 no llega a tu objetivo, hay tres movimientos antes de mirar el banco con angustia:
- Mira el eslabón en rojo. La proyección usa tus porcentajes: el que más pesa en la diferencia es el primero que corregir.
- Ponle fecha a los pendientes sin ella. Cada uno que pasa de la columna de «nada» a la de «fecha y motivo» entra en la proyección con valor. En el ejemplo, con 28 pendientes sin fecha, hay donde mirar.
- Revisa los plazos que vencen. Un plazo que nadie reclama a tiempo es dinero vendido que no llega al banco.
Son los quince días que quedan, usados para mover lo que se puede mover. Y a final de mes, la proyección del día 15 contra lo que acabas cobrando te dice cuánto de tu parte diario era fiable. Si hay mucha diferencia, el problema no es el mes: es el parte.
Cómo lo hacemos en Revenue Nexus
Hay dos formas de llevar esto.
Con Nexus Private Advisory, lo llevas tú con criterio de fuera. Héctor y Arnau están a un mensaje de distancia, hay una llamada cada 15 días y un roadmap de 90 días con tres prioridades. Incluye las plantillas de KPIs, de selección y de comisiones, y revisamos tres grabaciones de tu equipo antes de cada llamada. El semáforo y la proyección los montas tú con nuestras plantillas y los comentamos juntos.
Con Nexus Sales Department, tu equipo comercial vende más cada mes sin que tú estés en las llamadas, porque el parte, la proyección y la reunión semanal los llevamos nosotros. Lo montamos a medida de las fugas de tu negocio y lo dirigimos cada día, con el equipo completo o con la dirección del equipo que ya tienes. Hay parte diario, revisión semanal de llamadas y un reporte con semáforo y proyección. Trabajamos en bloques de 90 días, sin permanencia anual.
Cuando empezamos con un equipo, la proyección del día 15 es lo primero que pedimos, porque dice más de un equipo que cualquier presentación. Y en los embudos donde hemos llevado la primera línea de llamadas, el rendimiento subió un 37% sin tocar el marketing.
Preguntas frecuentes
¿Qué KPIs debe tener un equipo comercial?
Tres o cuatro que te digan cómo va a ir el mes: el porcentaje de leads contactados, el de presentados sobre agendados, el de cierre sobre presentados y lo cobrado frente a lo vendido. Añade cuántos pendientes tienen fecha. El detalle por rol y los seis números del dueño están en otros artículos del blog.
¿Qué es un reporte EOD?
Es el informe de fin de día que cada comercial manda con su actividad: llamadas, agendas, presentados, cierres y pendientes con fecha. Sirve para ver el mes mientras pasa y no cuando ya ha pasado. Un parte útil es corto y con números, no con impresiones.
¿Cómo hacer una previsión de ventas del mes?
Suma tres cosas: el cash ya cobrado, lo que puede entrar de las agendas que quedan por tu porcentaje de presentados, tu cierre, tu ticket y la parte que se cobra este mes, y los plazos que vencen por el porcentaje que sueles cobrar. Hazla el día 10 y el día 15. Lo que no tiene fecha, cuenta cero.
¿Cada cuánto revisar los KPIs?
El parte, cada día; el semáforo y la reunión, cada semana; la proyección, el día 10 y el día 15 de cada mes. Revisar más a menudo no suele mejorar las decisiones, y revisar menos hace que te enteres cuando ya no hay margen.
¿Qué hago si un número está en rojo dos semanas?
Escucha las grabaciones antes de opinar. Un número en rojo dos semanas seguidas ya no es una racha, es un hábito del equipo o un fallo del proceso, y la corrección de esa semana debe ir sobre ese eslabón. Si sigue en rojo tras la corrección, mira quién dirige ese eslabón.
Mira tu semáforo
La mayoría de los dueños tiene un resumen mensual y ninguna proyección. Con tres sumandos, un color por número y media hora a la semana se pasa de mirar el banco a dirigir antes de que cierre el mes.
¿Sabes hoy cuánto vas a cobrar este mes? En el Diagnóstico Espejo ponemos tus números en un semáforo con umbrales y te enseñamos qué te estaría diciendo hoy tu parte diario. Ver mi semáforo Gratis y en 2 llamadas: la primera, de 25 minutos, con Arnau; en la segunda entra también Héctor. Firmamos nosotros el acuerdo de confidencialidad antes de que nos enseñes un solo número.
Sobre el autor. Arnau Vidal, cofundador y CRO de Revenue Nexus. Empezó de teleoperador, dio su primer paso en la venta online como setter, con meses de más de 100.000€ generados para su cliente, pasó a closer y a director comercial, y ha generado más de 2,8M€ en ventas.